bachkim24h.com, Jakarta Kebanyakan pekerja di perusahaan merasa menyesal setelah mengirimkan email. Biasanya, profesional muda adalah yang paling mungkin mengalami ketidakpuasan email.
Menurut survei platform pembelajaran bahasa AS Babbel, sebanyak 88% dari mereka yang disurvei mengatakan mereka menyesali isi email kantor setelah menekan tombol kirim, dan 28% bahkan percaya bahwa email yang mereka kirimkan langsung merusak karier mereka. .
Sekitar satu dari lima pekerja kantoran Gen Z berusia 18 hingga 24 tahun juga mengatakan bahwa mereka menyesali email yang “sering” mereka kirimkan.
Dua kesalahan besar yang disesalkan saat mengirim email adalah kesalahan ketik dan pesan yang tidak jelas, kata pakar budaya dan linguistik Babbel Esteban Touma.
Untuk menghindari kesalahan ini, luangkan waktu untuk berhenti dan meninjau email Anda dengan cermat.
“Pastikan nada yang digunakan sesuai dan isinya jelas serta ringkas,” kata Touma.
“Identifikasi segala ambiguitas atau kesalahpahaman yang mungkin timbul dari kata-katanya. Pertimbangkan apakah semua informasi yang diperlukan telah disertakan dan apakah pesan tersebut secara efektif menyampaikan maksud yang Anda inginkan.” Empat Langkah Menghindari Penyesalan Pengiriman Email
Touma merekomendasikan penggunaan kerangka GROW, yang berarti: Tujuan: Apa yang ingin Anda capai dengan pesan atau tanggapan ini? Kenyataan: Apakah pesan ini sesuai dengan kenyataan yang terjadi? Pilihan: Apakah pesan ini memberikan pilihan kepada orang tersebut untuk mengambil keputusan? Apa yang akan kita lakukan: Apakah pesan ini menjelaskan apa yang akan kita lakukan selanjutnya?
Dengan kata lain, “pastikan email dengan jelas mencantumkan topik yang ingin Anda diskusikan, item tindakan, dan langkah selanjutnya,” katanya.
Jika Anda merasa cemas saat menulis email, Touma mengatakan Anda dapat beristirahat sejenak untuk melihat kembali pesan tersebut dengan “pikiran yang tenang dan tenteram”.
“Daripada langsung mengirim email, pertimbangkan untuk membuat draft terlebih dahulu dan menyimpannya sebagai draft,” ujarnya. msgstr “Ini memungkinkan Anda untuk melihat kembali email dengan perspektif baru setelah beberapa waktu berlalu. Setelah meninjau drafnya, Anda dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan atau peninjauan konten.”
Untuk masalah mendesak, sebaiknya balas email dalam waktu satu atau dua jam, kata Touma. Untuk email yang tidak memiliki tenggat waktu, respons dalam waktu 24 jam “dianggap sopan dan profesional”.
Selain itu, direktur operasi SDM di perusahaan perangkat lunak pembelajaran Epignosis, Christina Gialleli, memberikan tips tambahan untuk tidak merespons di bawah tekanan, termasuk merespons email.